Aspectos a tener en cuenta en la relación con el soporte de nómina electrónica correspondiente al mes de diciembre de 2021

  • En primer lugar, consideramos importante tener en cuenta que el artículo 8 de la Resolución 13 de 2021 señala que los sujetos obligados a la transmisión del documento soporte de nómina electrónica y las notas de ajuste, tienen un plazo para llevarlo a cabo, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador.

Si bien la citada norma no determina de manera expresa si los días deben considerarse hábiles o calendario, por disposición del artículo 62 de la Ley 4 del 1913, los plazos de días que se señalen en las leyes y actos oficiales se entenderán hábiles, en el evento de que se trate de días calendario, tal circunstancia deberá ser expresa. Dicho lo anterior, los 10 días para la transmisión deben entenderse hábiles, es decir, que el plazo máximo para transmitir el soporte de pago de nómina electrónica de diciembre de 2021 será el 17 de enero de 2022.

  • En segundo lugar, en relación con qué conceptos deben incluirse en el soporte de pago de la nómina electrónica de diciembre de 2021, resulta necesario atender a lo dispuesto por la DIAN en los oficios No. 006012 del 17 de marzo de 2017 y 912416 del 6 octubre de 2021. En este sentido, debe tenerse en cuenta que “la normativa tributaria toma como referencia a los ingresos que un contribuyente registra en su contabilidad financiera en las normas financieras el concepto de `causación´ es inexistente. El concepto actualmente vigente para el registro contable de un ingreso es la `base de acumulación´ o `devengo’.”

Bajo el anterior entendimiento, la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica frente al concepto de cesantías e intereses de cesantías, deberá efectuarse teniendo en cuenta el concepto de abono en cuenta derivado del principio de devengo, esto es, la realización del respectivo gasto deducible que pretenda imputarse el sujeto obligado. Lo anterior, siempre y cuando el pago al trabajador no ocurra primero.

  • En línea con lo anterior, en la nómina de diciembre de 2021, deberán incluirse las cesantías e intereses de cesantías consolidadas a 31 de diciembre de 2021, sin embargo, asaltan algunas inquietudes, ¿debe realizarse un nuevo reporte cuando las mismas se paguen? ¿Bajo qué concepto se debe reportar el pago? ¿El doble reporte generará duplicidad de información para el contribuyente?

Sin perjuicio de las inquietudes expuestas, consideramos importante tener en cuenta lo dispuesto en la norma marco de nómina electrónica (Resolución DIAN 13 de 2021), que hace referencia al término de “valores devengados de nómina”, lo cual coincide con lo expuesto por la DIAN en los citados oficios.

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