Nuevo pronunciamiento de la DIAN sobre el documento soporte de pago de nómina electrónica, las notas de ajuste, los requisitos y periodicidad

La DIAN a través del OFICIO No. 100208192-213 radicado No. 901476 del 17 de febrero de 2022, se pronunció sobre la nómina electrónica, las notas de ajuste, los requisitos y periodicidad. Las conclusiones de la entidad fueron las siguientes:

• En relación con el reporte del pago o abono en cuenta por concepto de vacaciones concluyó: “tratándose del concepto de vacaciones o cualquier otro que haga parte de la retribución que efectúa el empleador al trabajador y que se desprenda de la relación laboral o legal y reglamentaria, dichos valores deberán incluirse en la generación del documento electrónico objeto de estudio respecto de cada trabajador de acuerdo con el momento del pago o abono en cuenta, lo que suceda primero, y conforme con las calidades de cada sujeto obligado.”
• Respecto al reporte del pago o abono en cuenta por concepto de liquidación definitiva de un trabajador, indicó: “los valores de dicha liquidación se deberán incluir en el documento electrónico correspondiente al mes dentro del cual se da el pago o abono en cuenta de los conceptos derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria que se originan por el retiro del trabajador.” (Negrilla por fuera del texto original).
• En relación con la periodicidad de la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica señaló: “la transmisión del documento electrónico objeto de análisis deberá efectuarse dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador. Nótese que la norma no dispone la calidad de los días a tener en cuenta para la transmisión, por lo tanto, estos se deben entender como días hábiles de conformidad con lo establecido en el artículo 62 de la Ley 4 de 1913”. (Negrilla por fuera del texto original).
• Así mismo, la entidad señaló que al momento de presentar la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios, el contribuyente deberá contar con los documentos soporte de los costos, deducciones e impuestos descontables que se pretendan imputar en la declaración presentada, los cuales deben ser congruentes y tener la vocación de soportar los valores de las operaciones económicas. Por esta razón, es importante que el contribuyente verifique si todos los conceptos derivados de la relación laboral fueron incluidos en la nómina electrónica por el periodo correspondiente, en caso contrario será necesario realizar las notas de ajuste y su transmisión a la administración tributaria antes de la presentación de la declaración de renta del año gravable 2021.
• Respecto a la periodicidad de la transmisión de las notas de ajuste señaló: “tratándose del límite temporal que tiene el sujeto obligado para generar y transmitir para validación las notas de ajuste a los documentos soporte de pago de nómina electrónica, deberá tenerse en cuenta lo explicado por esta Subdirección en el Oficio No. 914809 de 2021: “toda vez que las notas de ajuste son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, una vez se conoce el error por parte del sujeto obligado, éste deberá dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente generar y transmitir para validación la nota de ajuste correspondiente”. (Negrilla por fuera del texto original).
• Por último, respecto a la generación del reporte del pago o abono en cuenta por concepto de cesantías y conexos, la entidad remite al Oficio No. Interno 100202208- 08 del 31 de enero de 2022 por medio del cual se confirmó el Oficio No. 912416 radicado interno No. 253 del 6 de octubre de 2021.

Anexo: DIAN, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. OFICIO No. 100208192-213 radicado No. 901476 del 17 de febrero de 2022. Disponible aquí: https://litax.co/wp-content/uploads/2020/12/IMP-08-Anexo-Conceptos-nomina-electronica-Vacaciones-y-varios-temas.pdf